Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
1. Amaç ve Kapsam
Bu politika, 6698 sayılı KVKK ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca, [Şirket Unvanı] tarafından işlenen kişisel verilerin saklanma sürelerini ve süre sonunda uygulanacak imha yöntemlerini belirler.
2. Tanımlar
- Silme: Verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
- Yok etme: Verinin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
- Anonim hâle getirme: Verinin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
3. Saklama Sürelerini Belirleyen Hukuki Sebepler
- 5684 sayılı Sigortacılık Kanunu ve ikincil mevzuat
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m.82 (ticari defter ve belgeler — 10 yıl)
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.253 (5 yıl)
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu (zamanaşımı süreleri)
- 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve İYS mevzuatı
- 6698 sayılı KVKK ve ilgili yönetmelikler
4. Saklama Süresi Tablosu
| Veri Kategorisi | Saklama Süresi | İmha Yöntemi |
|---|---|---|
| Poliçeye dönüşmemiş teklif başvuruları | 6 ay | Anonim hâle getirme |
| Poliçeye dönüşen başvuru ve poliçe kayıtları | Sözleşme sona erdikten sonra 10 yıl | Silme |
| Hasar dosyaları | Dosya kapandıktan sonra 10 yıl | Silme |
| Sağlık beyanı (özel nitelikli veri) | Poliçe sona erdikten sonra 10 yıl | Silme (şifreli alan) |
| İletişim formu mesajları | 1 yıl | Silme |
| Asistan sohbet kayıtları | 90 gün | Anonim hâle getirme |
| Açık rıza kayıtları | Rızanın geri alınmasından itibaren 10 yıl | Silme |
| Ticari elektronik ileti onayları (İYS) | Onayın geri alınmasından itibaren 3 yıl | Silme |
| Erişim ve işlem günlükleri | 2 yıl | Silme |
| Giriş denemesi kayıtları | 30 gün | Silme |
| İlgili kişi başvuruları ve cevapları | 5 yıl | Silme |
| Muhasebe ve fatura kayıtları | 10 yıl | Silme |
5. Periyodik İmha
Saklama süresi sona eren kişisel veriler, 6 ayı geçmeyen aralıklarla (Haziran ve Aralık dönemlerinde) resen silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Sistem, otomatik imha işlevi ile bu kayıtları tespit eder; işlem sonucu imha günlüğüne kaydedilir ve kayıtlar en az 3 yıl saklanır.
6. İlgili Kişinin Talebi Üzerine İmha
İlgili kişi, verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir. Talep, başvuru tarihinden itibaren en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. İşlemenin hukuki bir sebebi devam ediyorsa (örneğin yürürlükteki bir poliçe veya mevzuat saklama yükümlülüğü), talep gerekçeli olarak reddedilebilir ve bu durum ilgili kişiye yazılı olarak bildirilir.
7. Sorumluluk
Politikanın uygulanmasından [Ad Soyad / Unvan] sorumludur. Politika yılda en az bir kez gözden geçirilir.